我们现在的状况可如下图表示：
上图只有从上至下的单向传递，缺少了必要的反馈线路。建议在进度跟踪方面采用 汇报反馈 的机制，如下图所示：
采用改进后的工作进展汇报机制，不仅可以调动下级的积极主动性和增强他们的责任感，而且可以让上级将更多的精力花费在更有价值的事情上。工作汇报机制要注意以下两点：
（1）
积极主动地向上级汇报最新的工作进展情况。
（2）
如果任务将延期，下级应尽可能地提前将情况告诉上级（如至少提前一天），以便上级能及时调整方案。
（3）
工作中出现任何意外情况，应第一时间上报给上级。
这三点应成为所有员工在工作中的的习惯。如有违背上述事项的情况发生，将对责任人采取相应的
严肃处理
。
除上述注意事项外，在具体实施过程中，可配合采用如下方案：
（1）
每周六下午
5
点（我们是每周工作六天），召集各项目负责人、组长总结本周的工作，并一起制定下周工作内容的重点，制定周计划。会议最长时间为
40
分钟。
（2）
每周一上午
9
点半召开周会，全体职员参加，总结上周的工作情况，并让大家了解本周的工作重点。会议最长时间为
30
分钟。会议结束后，各项目负责人、组长在组内讨论本组各成员在本周的主要工作内容，并制定每个组员的周计划。
（3）
每周一、二、三、四、五，下午
5
点
30
分，各项目负责人、组长参加
汇报会议
，汇报本小组的工作进展情况，并讨论安排第二天的工作任务。会议最长时间为
20
分钟。
ps:
